Semana 13: Optimizando un negocio de 50 empleados utilizando IA Pt 1: Sistemas

Nuestro viaje comienza desglosando todo.

Estoy haciendo una pausa en los blogs regulares para llevarlos a un viaje largamente esperado para nosotros.

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Esta edición cuenta con las siguientes secciones:

Aprendizaje: El mito electrónico revisado: por qué la mayoría de las pequeñas empresas no funcionan y qué hacer al respecto

Valor añadido: optimización de una empresa de 50 empleados mediante IA Pt 1: Sistemas

Mercados de Florida: Mercados de Florida/Nacionales

Cosas interesantes: Tweets

¡Disfruta!

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Learning:

The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don'T Work And What To Do About It

Todavía no he leído este libro, pero mi hermana me lo recomendó. Según ella, habla de todos los diferentes problemas que tenemos dentro de nuestro negocio y proporciona posibles soluciones que podemos aplicar. Me parece interesante, ¡y lo leeré pronto!

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Valor añadido: optimización de una empresa de 50 empleados mediante IA Pt 1: Sistemas

Recientemente incorporé a un joven ingeniero civil recién salido de la universidad en nuestra empresa; lo llamaremos Mike. Lo contratamos para que se hiciera cargo del proceso de recuperación de documentos de nuestro departamento de derechos y nos ayudara con pequeñas revisiones, como planos de parcelas y cartas de ingenieros.

Actualmente, dentro de ese departamento, tenemos tres personas. Los llamaremos Jim, Jane y Michael. Cada uno de ellos tiene una forma ad-hoc de trabajar juntos para que se aprueben nuestros permisos. No es perfecto, pero hace el trabajo, hasta que deja de hacerlo. El primer día de la incorporación de Mike, le pedí a Jane, nuestra persona más experimentada en ese departamento, que le mostrara a Mike las cuerdas. Los puse juntos en una llamada de Zoom a las 9 de la mañana, y a las 12 de la noche, Mike me llamó. "Oye, Adán, he terminado con el entrenamiento del día; dime lo que debo hacer a continuación". Inmediatamente llamé a Jane y le pregunté qué hacían; Sabía que 3 horas no era ni de lejos el tiempo que se tarda en aprender todos los procesos. ¡Este entrenamiento debería tomar al menos una semana! Cuando hablé con ella, me dijo que no estaba muy segura del trabajo de Mike y que solo le había contado cómo funcionaba el departamento. El resto de la semana fue de la siguiente manera: emparejaba a Mike con uno de los tres miembros del personal, y ellos se sentaban con él durante unas horas y le explicaban lo que hacían. Al final de la semana, Mike no tenía capacitación práctica, simplemente explicaciones de personas que hacían un trabajo de una manera que solo ellos sabían cómo hacer en sus cabezas. No se documentó nada y no lo dejaron participar en ninguna actividad. Se sentaba allí y asentía con la cabeza mientras le mostraban cómo llenar permisos, reunir documentos de construcción y enviarlos a los departamentos de construcción.

Ese viernes, estaba furioso. Básicamente, desperdiciamos una semana de trabajo de una manera ineficiente. Nuestros empleados actuales no hacían mucho trabajo porque estaban explicando, y Mike no aprendió mucho porque no se estaba ensuciando las manos, ni tenía un marco para trabajar en nuestra empresa. He leído muchos libros de gestión en el pasado, he escuchado a la gente y he obtenido consejos sobre la gestión de una empresa; Sin embargo, el momento no era el adecuado. No éramos lo suficientemente grandes como empresa para desarrollar sistemas reales. Mientras estaba sentado en mi escritorio, furioso por la falta de progreso de la semana, me di cuenta de que finalmente había llegado el momento de crear sistemas reales, y teníamos un problema sistemático importante dentro de nuestro negocio: nadie sabe cuál es realmente su trabajo y no tienen un marco sobre cómo deben hacer su trabajo.

Presa del pánico, comencé a releer dos libros que recuerdo que eran muy buenos para explicar cómo resolver problemas como estos dentro de un negocio. El primero fue The Hard Thing About Hard Things, de Ben Horowitz; el segundo fue High Output Management de Andrew Grove. Empecé a leer como un loco, terminando los dos libros, unas 400 páginas en total en una semana.

Mientras leía los libros, me di cuenta de que teníamos que crear sistemas y que esos sistemas y sus procesos de capacitación tenían que venir de arriba: mi mamá, mi papá, nuestro gerente superior y yo. Conocíamos el negocio por dentro y por fuera y hemos hecho todos los trabajos dentro del negocio de alguna manera.

En las próximas semanas, quiero documentar nuestro progreso a medida que trabajamos arduamente para desarrollar sistemas, documentarlos y transformarlos en un programa de capacitación intuitivo que implementaremos en los próximos meses en todos nuestros departamentos. Esta es la historia de nuestra primera semana.

Semana 1: Colocación sobre la mesa

Lo que determiné que era más esencial para iniciar este proceso era responder algunas preguntas.

1. ¿Qué departamentos existen dentro de nuestra empresa?

2. ¿Qué puestos de trabajo residen dentro de esos departamentos?

3. ¿Qué actividades realiza cada uno de esos puestos de trabajo?

4. ¿Quién gestiona a cada una de esas personas?

Programé un plan de juego para este proceso de recopilación de información. Hacíamos varias llamadas grabadas de Zoom para hablar de los departamentos con los que estamos más familiarizados. Responderíamos a las cuatro preguntas anteriores mientras tomábamos notas. Al final, tomaba la transcripción de la llamada junto con mis notas y la resumía usando ChatGPT para asegurarme de que teníamos toda la información organizada.

Comenzamos de inmediato y tuvimos nuestra primera llamada, durante la cual identificamos todos los departamentos dentro de nuestro negocio y qué puestos de trabajo había dentro de cada uno. La llamada duró aproximadamente una hora e identificamos 64 puestos de trabajo en toda nuestra empresa.

Lo curioso es que nuestro negocio no tiene 64 empleados. Muchos empleados usan diferentes sombreros, pero fue bueno ver cuántos trabajos se hacen realmente en lugar de solo adivinar.

Aprendimos algunas cosas de esta llamada y documentación:

• Tenemos muchos puestos sin un proceso escrito o un sistema de capacitación para hacer el trabajo. Si uno de nuestros altos cargos dejaba la empresa, nadie formaba a los nuevos empleados.

• Tenemos una gran escasez de gestión en toda nuestra organización. Los