La función SOP de Loom me ahorró meses de trabajo

Sí, meses. En plural

En episodios anteriores, he compartido nuestro proceso de transición de la versión de desarrollo inmobiliario de un restaurante familiar a un McDonald's. . 

Hace unos meses, mi hermana me enseñó este libro, que creo que la autora escribió explícitamente para nosotros. Debería haberse titulado "Cómo arreglar el pequeño negocio de los Ordóñez". 

Leí el libro de principio a fin en unas pocas semanas y me puse a trabajar en la empresa. Comenzamos a implementar sistemas, procesos, reuniones y todo lo que conoces y amas de una empresa. 

Al cabo de unos meses, nuestra mejoría es muy notable. Los proyectos avanzan más rápido y de manera más eficiente. Los clientes ahora pueden ver el estado de sus proyectos en todo momento, y cuando llaman a nuestra oficina, tenemos un encantador equipo de servicio al cliente para ayudarlos con sus preguntas que suenan como Scarlett Johansson (Lo siento, OpenAI). 

El elefante en la habitación sigue siendo la creación de un manual de operaciones y videos de capacitación. Hacerlos lleva más tiempo que esperar a que te llamen por tu nombre en el DMV y es más tedioso que llenar estos formularios que recibo a diario. 

Formularios que recibo diariamente 

Aún así, según el hombre inteligente que escribió el libro E-myth, este manual es esencial y nos ayudará a capacitar e incorporar a todos los empleados. Lo cierto es que todos los empleados son humanos; Se olvidan de procesos y protocolos. Al tener un manual, siempre pueden confiar en tener las respuestas a la prueba. Una especie de hoja de trucos. 

Así que empecé a escribir nuestro manual. Los valores de la empresa, las descripciones de los departamentos, todo ese galimatías. 

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SOP's, porque la gente se olvida 

Luego llegué a los SOP. Los SOP toman más tiempo porque realmente importan. Son la forma en que las personas entenderán los sistemas y harán su trabajo. Si me pierdo información sobre ellos, los empleados no los harán, garantizado. 

A lo largo de los años, me di cuenta de que mi padre (que también dirige la empresa) a menudo arrasaba los espacios de trabajo de los empleados, les daba consejos y trucos, y con frecuencia los reprendía sobre cómo hacer el trabajo correctamente. Siempre fue específico y directo. El problema era que se acordarían de aplicar el consejo durante un día, tal vez dos en el mejor de los casos, y luego volverían a sus viejas costumbres porque olvidarían lo que les dijo. Los viejos hábitos mueren fácilmente sólo cuando se cultiva un nuevo hábito. Me di cuenta de que dar a los empleados un manual escrito con instrucciones paso a paso no era suficiente. Agregar videos, diagramas y una lista de verificación en la que puedan confiar a diario fueron formas de crear el hábito de buscar información. Recuerda, ¡la gente se olvida fácilmente! 

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Loom: aplicación antigua, nuevas funciones 

Bien, ahora a la tecnología. Hace años, utilicé un software de una pequeña empresa llamada Loom para crear contenido para las redes sociales. El concepto es simple, Loom te permite grabar la pantalla de tu computadora mientras hablas por ella. Era tan simple que dejé de usarlo porque mi computadora podía hacerlo gratis. Decidí volver a ver Loom porque ahora ofrecen transcripciones de los videos, algo que mi Mac no puede hacer. Podría tomar las transcripciones de los videos, ponerlas en ChatGPT y tener un esquema aproximado para el SOP. Perfecto. Después de crear mi primer video en Loom, noté algo extraordinario, ¡automáticamente tomó mis transcripciones y creó un SOP! Escéptico al principio, tomé las transcripciones y las pasé por ChatGPT, pero para mi sorpresa, Loom produjo un SOP mejor. Supongo que las indicaciones que utilizan para crearlo son mejores que las mías.  

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"Cómo arreglar el manual de SOP de Ordóñez".  

Al igual que el libro al principio, Loom debería haber llamado a este software "Cómo arreglar el manual SOP de Ordóñez".  

Con esta herramienta, he creado videos y texto SOP para incluir en nuestro manual a la velocidad de Lightning Mcqueen, el mejor trato 2-1 que he visto desde la universidad.  

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Breve tutorial de Loom 

Ahora voy a hacer una breve demostración de cómo estoy usando este software al más puro estilo Inception. 

SOP: Creación de Procedimientos Operativos Estándar (SOP) usando Loom